SISTEM MANAJEMEN INFORMASI

Disusun Oleh :

AMIR NURDIANSYAH

NIM: 0911017

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI NGANJUK

Tahun Ajaran 2010/2011

DAFTAR ISI

Halaman Makalah  

Halaman makalah     .......................................................................................

Kata pengantar          .......................................................................................   

Daftar isi                    .......................................................................................

BAB I                  .......................................................................................

Pendahuluan    .......................................................................................       

Latar belakang         .......................................................................................                       

Rumusan masalah   ....................................................................................... 

Tujuan                        .......................................................................................

BAB II                .......................................................................................   

Pembahasan Konsep Dasar Informasi     
     

BAB III               ....................................................................................... 

Penutup                    .......................................................................................

Kesimpulan    

Daftar pustaka                

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

KATA PENGANTAR

            Puji syukur kehadirat Tuhan yang maha kuasa atas berkat rahmat yang telah dilimpahkan kepada kami sehingga terselesaikan makalah yang bertajuk KONSEP SISTEM  INFORMASI MANAJEMENT.

            Makalah ini dibuat berdasarkan informasi yang didapat. Dan sebelumnya kami berterima kasih kepada :

             1. Bpk.David Efendi, S.Pd MM.

             2. Rekan – rekan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi yang telah memberikan arahan,

                 bimbingan dan kritikan demi terselesaikan makalah ini.

           3.   Kedua Orang Tua kami dan pihak-pihak yang tidak disebutkan yang telah 

                 memberikan dukungan moril maupun materiil.
Makalah ini juga untuk menyelesaikan tugas dari Bpk.David Efendi, S.Pd MM Selaku Dosen Pembimbing Mata Perkuliahan Sistem Informasi Manajemen
            Mengingaat pentingnya sistem informasi untuk kehidupan kita sehari-hari,begitu pula untuk  menjalankan bisnis dalam suatu organisasi,kususnya untuk manajement membantu untuk  pengambilan suatu keputusan,untuk maju dan berkembangnya perusahaan atau organisasi tersebut. Maka dibawah akan dijelaskan tentang konsep dan pengertian SISTEM INFORMASI MANAJEMENT. Walaupun sebenarnya makalah ini tidak beredar begitu banyak dan luas, semoga makalah ini dapat berguna bagi siapa saja yang membacanya.Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun dari pembaca.

                                                                        Nganjuk,     22       Desember  2010

   

                                                                P e n y u s u n

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang  

Dengan berjalannya waktu dan perkenmbangan jaman globalisasi yang maju di Bidang Teknologi.Banyak organisasi yang ingin membangun sistem Informasi Manajemen untuk dirinya sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

Sebelum membahas konsep Sistem Informasi Manajemen lebih lanjut, berikut ini akan diberikan definisi ringkas dan formal dari sistem Informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Sistem Informasi Manajemen yaitu: “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer”.Untuk mengembangkan sistem informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik, dan catatan untuk analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat memahami bagaimana menganalisa keadaan bisnis yang secara logis menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau pemakai sistem informasi disebabkan oleh beberapa faktor berikut ini.

1. Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka sendiri. Untuk membangun sistem dengan end-user yang berkualitas, seorang manajer harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem tersebut dikerjakan oleh pihak lain.
2. Seorang manajer bisnis mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi dengan professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai konsep sistem sehingga dapat mengkomunikasikan dan mengkonfirmasikan apa yang diinginkan oleh perusahaan.
3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk menguasai Sistem Informasi.

B.     Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut :

·                    Pengertian Sistem  ...................................................................

·                    Karakteristik Sistem ………………………………………….

·                    Pengertian Informasi.................................................................

·                    Pengerian Manajemen........................................................................

·                    Proses Komunikasi....................................................................

·                    Komunikasi Manajemen ……………………………………..

·                    Definisi sitem Informasi...........................................................

·                    Proses Manajemen …………………………………………...

·                     Manajemen Strategis

C.    Tujuan Penulisan

Berdasarkan rumusan masalah tersebut maka dapat disusun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui :

·         Mengatahui Pengertian Sistem  .....................................................

·         Mengetahui Karakteristik Sistem ……………………………

·         Mengetahui Pengertian Informasi..................................................

·         Mengetahui Pengerian Manajemen..........................................................

·         Mengetahui  Proses Komunikasi....................................................

·         Mengetahui Komunikasi Manajemen ……………………….

·         Mengetahui  Definisi sitem Informasi............................................

·         Mengetahui Proses Manajemen …………………………

·         Mengetahui Manajemen Strategis ............................................

BAB II

KONSEP DASAR INFORMASI

PENDAHULUAN

            Bab ini membahas landasan tentang informasi. Pertama-tama Anda akan diperkenalkan kepada lingkungan informasi, yang mencakup arus informasi di dalam organisasi maupun yang berhubungan dengan bagian eksternal organisasi. Selanjutnya, Anda akan diperkenalkan pada pengertian makna data dan informasi sehingga Anda diharapkan mampu membedakan kedua istilah tersebut dengan tepat. Selain itu, Anda juga akan mempelajari hierarki data, karakteristik informasi, dan ragam informasi untuk manajemen.

LINGKUNGAN INFORMASI

            Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi. Sebagaimana diketahui, sumber daya 4M+1I yang mencakup manusia (SDM), material (termasuk di dalamnya energi), mesin, modal, dan informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan organisasi bisnis.

            Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam organisasi, tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi). Pemakai internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen tingkat atas, sedangkan pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang saham, pemasok atau mitra kerja, dinas pajak, dan lain-lain.

            Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan informasi yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masing-masing berkepentingan terhadap informasi dengan sifat yang berbeda-beda. Sebagai contoh, manajer memerlukan informasi yang ringkas tentang kegiatan operasional, sedangkan staf operasi memerlukan informasi yang lebih detail.

            Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah mendatar atau vertikal. Pada arah mendatar, informasi digunakan untuk mendukung kegiatan operasional, yang berupa infomasi rinci tentang transaksi. Pembelian barang, tagihan hutang, dan penggunaan bahan-bahan mentah. Adapun pada arah vertikal, informasi mengarah pada semua level manajemen. Arus informasi yang mengalir keatas berisi rangkuman kinerja operasional. Semakintinggi level manajemen, semakin ringkas informasi yang diperlukan. Arus informasi yang mengalir ke bawah berupa instruksi, kuota, dan anggaran-anggaran. Selain  arus informasi mendatar adan vertikal, informasi juga mengalir dari internal ke eksternal atau sebaliknya. Interaksi anatara pelanggan dengan internal organisasi serta pemasok dengan internal organisasi berada pada tataran operasional. Adapun pemegang saham berinteraksi dengan internal organisasi pada level manajemen tingkat atas. Untuk lebih jelasnya lihat agmbar piramida di bawah ini.

                                               

Gambar 2.1.  Arus Informasi Internal dan Eksternal dalam Organisasi

DATA

            Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.

Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus (misalnya +  dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual.

Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasil roentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.

Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang atau suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh  data audio.

Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas.

INFORMASI

            informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.

               

                                1.3                          Perhitungan                            Rata-rata

                                1.4                          rata-rata                        penjualan daalm

                                1.5                          penjualan dalam         kuartal terakhir

                                1.7                          kuartal terakhir            sebesar 1,3 milyar

                                 …

Gambar 2.2.  Transformasi Data Menjadi Informasi

            Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data, informasi itu mempunyai kandungan “makna”, data tidak. Pengertian makna di sini merupakan hal yang sangat penting., karena berdasarkan makanlah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan.

Gambar 2.3.   Siklus Informasi

Informasi itu sendiri memiliki ciri-ciri seperti berikut (Davis, 1999) :

1.      Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar.

2.      Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima.

3.      Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada.

4.      Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.

5.      Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah adasehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.

HIERARKI DATA  

            Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen data, rekaman (record), dan berkas (file), sebagaimana terlihat pada gambar berikut.

Gambar 2.4. Hierarki Data

• Elemen Data

Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit data yang lain. Misalnya pada data kepegawaian, elemen data dapat berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal,  dan atribut lain yang berkaitan dengan pegawai.

Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, dan atribut.

• Rekaman

Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait, sebagai contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tanggal lahir seorang pegawai dapat dihimpun dalam sebuah rekaman, dan istilah lain untuk rekaman adalah tupel dan baris.

• Berkas

Himpunan  seluruh  rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas, berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan dengan suatu subjek, dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili komponen yang disebut table atau relasi.

Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau tabel membentuk sebuah basis data, sebagai contoh, sebuah basis data kepegawaian dapat mengandung sejumlah tabel seperti data pribadi, data presensi, sejarah kerja, dan sebagainya.

KARAKTERISTIK DATA dan INFORMASI

            Karakteristik data atau informasi yang dibahas pada satu literatur dengan literatur yang lain sangat beragam. Perhatikan tabel di bawah ini.

Tabel 2.1.  Kualitas Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood

Karakteristik Informasi	Manajer Tingkat Bawah (Pengendalian Operasional)	Manajer Tingkat Menengah (Pengendalian Manajemen)	Manajer Tingkat Bawah (Perencanaan Strategis)
Sumber	Banyak dari internal		Banyak dari eksternal
Lingkup	Sempit, terdefinisi dengan baik		Sangat luas
Tingkat Keringkasan	Rinci		Ringkas
Garis Waktu	Masa Lalu		Masa Depan
Kekinian	Sangat mutakhir Usang		Cukup
Keakurasian yang diperlukan	Tinggi		Rendah
Frekuensi Pemakaian	Sangat sering		jarang

Tabel 2.2.  Karakteristik Data atau Informasi Menurut Alter

Karakteristik	Pokok Permasalahan
Tipe data	Apakah tipe data sesuai denagn tujuan?
Akurasi/Presisi	Apakah data cukup presisi?
Usia	Apakah data tepat waktu?
Rentang waktu	Apakah rentang waktu sesuai dengan tujuan?
Tingkat keringkasan	Apakah data terlalu ringkas atau terlalu detail?
Kelengkapan	Apakah data kurang lengkap atau berlebihan?
Kemudahan akses	Apakah  data mudah diakses?
sumber	Apakah sumber bias atau tidak akurat?
Relevansi/Nilai	Apakah data mempengaruhi keputusan? Apakah manfaatnya sepadan dengan biaya?

KUALITAS INFORMASI

            Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai untuk menyatakan informasi yang baik, dari sekian karakteristik yang telah dibahas, kualitas informasi sering kali diukur berdasarkan :

• Aman (Secutiy)
• Tepat Waktu (Timeliness)
• Akurat (Accurate)
• Terkait (Relevance)
• Lengkap (Completeness)
• Korektif (Corectness)
• Jelas (Clearly)

sering dikenal dengan istilah  STAR-C3

INFORMASI untuk MANAJEMEN

            Salah satu pemakai yang paling banyak menggunakan informasi dalam suatu organisasi adalah pihak manajemen. Informasi yang dibutuhakan bisa berasal dari pihak internal maupuneksternal, dalambentuk formal ataupun informal, berdasarkan laporan ataupun komputer.

            Informasi yang dibutuhkan oleh manajer bisa dibagi menjadi 6 kategori, yaitu :

1. Informasi Penyejuk (Comfort Information) adalah informasi keadaan sekarang yang merangkum keadaan umum bisnis atau organisasi. Misalnya, berisi ringkasan penjualan atau produksi terakhir. Informasi ini biasanya tidak banyak digunakan, tetapi membantu manajer merasa aman terhadap operasi yang telah berlangsung.
2. Peringatan (Warning) berisi penunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa atau barangkali memerlukan tindakan manajerial atau perubahan-perubahan renacana. Idealnya, manajer seharusnya menerima peringatan-peringatan sedini mungkin sehingga cukup waktu untuk melakukan tindakan sebelum masalah penting yang tidak diharapkan terjadi.
3. Indikator Kunci (Key Indicator) berisi ukuran aspek-aspek penting yang berkaitan dengan kinerja organisasi, seperti level keluhan pelanggan, yang digunakan untuk memelihara pengendalian perusahaan dan mengidentifikasi permasalahan.
4. Informasi Situasional (Situational Information) adalah informasi terkini tentang proyek, masalah, atau isu penting yang memerlukan perhatian manajer.
5. Gosip adalah informasi informal yang berasal dari sumber seperti pihak industri yang terkadang berguna untuk menangani suatu masalah.
6. Informasi Eksternal (External Information) adalah informasi yang berasal adari luar departemen atau perusahaan. Kadangkala informasi ini masih hangat dan berjangka pendek (missalnya adanya penandatanganan kontrak oleh kompetitor), tetapi kadangkala berjangka panjang (misalnya studi lingkungan yang dilakukan lima tahun terakhir).   

           

                                                           

           

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

            Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya.teknologi dan sistem informasi berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini.

PENGERTIAN

            Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang –orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.

            Para praktisi bisnis bergantung pada banyak jenis sistem informasi yang menggunakan berbagai teknologi informasi. Contohnya, beberapa sistem informasi menggunakan alat hardware petunjuk sederhana (kertas dan pensil) dan saluran informasi informal (mulut ke mulut).

KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI

            Bidang sistem informasi melintasi banyak teknologi kompleks, konsep keperilakuan yang abstrak, dan aplikasi khusus dalam bidang-bidang bisnis serta nonbisnis yang tidak terhitung jumlahnya. Sebagai seorang manajer atau praktisi bisnis, Anda tidak harus menyerap semua pengetahuan ini. Pada gambar 3.1 akan diperlihatkan kerangka kerja konseptual yang berguna untuk mengatur pengetahuan yang disajikan dalam bacaan ini dan memberi garis besar tentang hal-hal ynag perlu Anda ketahui mengenai sistem informasi.

Gambar 3.1.  Kerangka Kerja Sistem Informasi

Dari gambar kerangka kerja di atas ditekankan bahwa Anda harus memusatkan usaha Anda dalam lima area pengetahuan Sistem Informasi berikut ini.

• Konsep-konsep Dasar. Konsep dasar keperilakuan, teknis, bisnis dan manajerial termasuk mengenai berbagai komponen  dan peran sistem informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar yang berasal adari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam keunggulan kompetitif.
• Teknologi Informasi. Konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi—yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen  data,  dan banyak teknologi berbasis Internet.
• Aplikasi Bisnis. Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi, manajemen, dan keunggulan kompetitif bisnis
• Proses Pengembangan. Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis.
• Tanatangan Manajemen. Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan, dan globaldalam bisnis.

JENIS – JENIS SISTEM INFORMASI

            Secara konsep, aplikasi sistem informasi yang diimplementasiakn dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen.

Gambar 3.2.  Klasifikasi Operasi dan Manajemen Sistem Informasi

Sistem Pendukung Operasi

Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh, dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi  semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi  dan kerjasama perusahaan.

Sistem Pendukung Manajemen

Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer, aplikasi sistem tersebut akan disebut sebagai sistem pendukung manajemen. Memberikan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan semua jenis manajer serta praktisi bisnis adalah tugas yang rumit. Berdasarkan konsep, beberapa jenis utama sistem informasi mendukungberbagai tanggung jawab penganbilan keputusan : (1) sistem informasi manajemen, (2) sistem pendukung keputusan, dan (3) sistem informai eksekutif.

Klasifikasi Lainnya Sistem Informasi

            Beberapa kategori lainnya sistem informasi dapat mendukung baik aplikasi operasi maupun manajemen, contohnya, sistem pakar dapat memberi saran pakar untuk tugas-tugas dasar operasi  seperti diagnosa perlengkapan, atau keputusan manajerial seperti manajemen portofolio pinjaman. Sistem manajemen pengetahuan adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung pembentukan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis ke para pegawai dan manajer di seluruh perusahaan. Sistem informasi yang berfokus pada aplikasi operasi dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis dasarnya  seperti akuntansi dan pemasaran, disebut sebagai sistem bisnis fungsional. Terakhir, sistem informasi strategis menerapakan teknologi informasi pada produk, layanan atau proses bisnis perusahaan, untuk membantunya mendapatkan kelebihan strategis atas para pesaingnya. Jadi, kebanyakan sistem informasididesain untuk menghasilkan informasi dan mendukung pengambilan keputusan dalam berbagai tingkat manajemen dan fungsi bisnis, seperti juga untuk tugas dasar pencatatan serta pemrosesan transaksi.

FUNGSI SISTEM INFORMASI

• Area fungsional utama  dari bisnis yang penting daalm keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia.
• Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan.
• Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan parktisi bisnis.
• Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan startegis dalam pasar global.
• Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita.
• Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, and kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

            Dalam menerima sumber daya  data sebagai input dan memprosesnya menjadi produk informasi sebagai outputnya, sistem informasi memerlukan beberapa komponen-komponen untuk mencapainya. Komponen-komponen tersebut adalah :

• Manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber daya dasar sistem informasi.
• Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir  dan pakar sistem informasi, sumber daya hardware terdiri dari mesin dam media, sumber daya software meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data meliputi dasar data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang meliputi media komunikasi dan jaringan.
• Sumber daya data diubah melalui aktivitas pemrosesan informasi menjadi berbagai produk informasi bagi pemakai-akhir.
• Pemrosesan informasi terdiri dari aktivitas input daalm sistem, pemrosesan, output, penyimpanan, dan pengendalian.

Tabel 3.1.  Contoh-contoh Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya

Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya

Sumber Daya Manusia             Para pakar – sistem analis, pembuat software, operator sistem.             Pemakai akhir – orang-orang lainnya yang menggunakan sistem informasi.

Sumber Daya Hardware             Mesin – komputer, monitor video, disk drive magnetis, printer, pemindai optikal.             Media – floppy disk magnetic tape, disk optikal, kartu plastic, formulir kertas.

Sumber Daya Software             Program – program sistem informasi, program spreadsheets, program word      processing, program penggajian.             Prosedur – prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan, prosedur pendistribusian cek gaji.

Sumber Daya Data             Deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, database persediaan.

Sumber Daya Jaringan             Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan pengendalian jaringan.

Produk Informasi             Laporan manajemen dan dokumen bisnis yang menggunakan tampilan teks serta grafik, respons audio, dan formulir kertas.

AKTIVITAS SISTEM INFORMASI

            Mari kita lihat lebih dekat setiap aktivitas pemrosesan informasi dasar (atau pemrosesan data) yang terjadi dalam sistem informasi.

• Input Sumber Daya Data

Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pemakai akhir biasanya memasukan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari beberapa jenis media fisik seperti formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai aktivitas edit untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar. Begitu dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media yang dapat dibaca mesin, seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk pemrosesan.

• Pemrosesan Data Menjadi Informasi

Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran. Aktivitas-aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data, hingga mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan.

• Output Produk Informasi

Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir. Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar grafis yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio, produk kertas, dan multimedia.

• Penyimpanan Sumber Daya Data

Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian

• Pengendalian Kinerja Sistem

Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.

Tabel 3.2.  Contoh Aktivitas Dasar Sistem Informasi dalam Dunia Bisnis

Aktivitas Sistem Informasi

Input. Memindai secara optikal barang-barang dengan pengenal yang menggunakan kode garis.

Pemrosesan. Menghitung pembayaran karyawan, pajak, dan potongan gaji lainnya.

Output. Menghasilakn laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan.

Penyimpanan. Memelihara catatan mengenai pelanggan, keryawan, dan produk.

Pengendalian. Menghasilkan sinyal yang dapat didengar untuk menunjukkan entri yang tepat atas data penjualan.

INFORMASI

TENTANG INFORMASI

Berikut akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.

1.      menurut Gordon B. Davis dalam bukunya management  informations sistems : conceptual foundations, structures, and development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2.      menurut Barry E.Cushing dalam buku accounting information sistem and bussines organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

3.      menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku management control sistems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, itemyang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

4.      menurut Steven H. moscove dan Mark G.simkin dalam bukunya accounting informations sistems : concepts and practice mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk – bentuk yang dapat digunakanuntuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari keempat pengertian tersebut diatas dapat disimpulakan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi labih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan, contoh hubungan data dan informasi

                  data informasi

Gambar 5. Hubungan Data dengan Informasi

gambar diatas menunjukan hubungan data dan informasi. Data belum menunjukan sesuatu yang bisa dipahami karenanya harus diproses terlebih dahulu. Data tersebut dapat berbentuk suara, bunyi–bunyian, sinyal, gambar dan sebagainya. Sedangkan informasi pada dasarnya merupakan sarana untuk pengambilan keputusan.

Sedangkan informasi sebagai hasil dari proses pengolahan data, dikatakan bernilai jika memiliki kaitan dengan pengambilan keputusan. Sebagai contoh, tulisan “hati-hati jalan ramai” diangap tidak bernilai jika dpasang didalam sebuah gedung. Kecuali jika tulisan dipasang dijalan depan gedung sekolah, karena akan mengakibatkan pertimbangan pengambilan keputusan bagi pemakai jalur lalu lintas untuk lebih berhati – hati dan mengurangi kecepatan laju kendaraannya.

Istilah data dan informasi sering saling tertukar dalam pemakaiannya, tetapi ada perbedaan mendasar yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah untuk djadikan informasi, sedangkan informasi pada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data.

SIKLUS INFORMASI

Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai sebuah siklus yang berkesinambungan seperti :

Gambar 6.   Siklus Informasi

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu informasi, dan pada tahapan selanjutnya, sebuah informasi akan menjadi data untuk terciptanya informasi yang lain, pada gambar diatas dapat dilihat bahwa pada awalnya data dimasukkan kedalam model yang pada umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima(level management)sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadiaan – kejadiaan tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses), begitu seterusnya sehingga tercipta sebuah siklus yang berkesinambungan.

KARAKTERISTIK INFORMASI

Setiap informasi, memiliki beberapa karakteristik yang menunjukan sifat dari informasi itu sendiri. Karakteristik –karakteristik informasi tersebut antara lain adalah:

1.      Benar atau salah, karakteristik tersebut berhubungan dengan sesuatu yang realitas atau tidak dari sebuah informasi

2.      Baru, sebuah informasi dapat berarti sama sekali baru bagi penerimanya

3.      Tambahan, sebuah informasi dapat memperbaharui atau memberikan nilai tambah pada informasi yang telah ada

4.      Korektif, sebuah informasi dapat menjadi bahan koreksi bagi informasi sebelumnya, salah atau palsu

5.      Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, hal ini masih berguna karena dapat meningkatkan persepsi penerima atas kebenaran informasi tersebut.

NILAI INFORMASI

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan strategis jangka panjang, sedangkan parameter untuk mengukur nuilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu:

¨      Manfaat (use)

¨      Biaya (cost)

suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar iinformasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

KUALITAS INFORMASI

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timeliness.

a.      Relevansi (relevancy)

     Informasi dikatakan berkualitas jika releven bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how the message used for problem solving (decision masking)?” informasi akan relevan jika bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi bagi tiap – tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan kepada manajer teknik,tetapi akan sangat releven jika disampaikan pada manajer pemasaran.

b.      Akurasi (accuracy)

Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi terebut tidak biasa atau menyesatkan, bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami ganguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data asli tersebut, beberapa hal dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :

*  Kelengkapan (completeness) informasi

“are necessary message items present ?” informasi yang lengkap, berarti bahwa informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait didalamnya. Karena apabila informasi yang dihasilkan sebagian – sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuanya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

*  Kebenaran (correctness) informasi

“are message items correct?” informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan – perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan – perhitungan matematis yang ada diprosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.

*  Keamanan (security) informasi.

Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “did the message reach all or only the intended sistems users?” sebuah informasi harus aman, dalam arti hanya diakses oleh pihak – pihak yang berkepentingan sajasesuai dengan sifat dan dan tujuan dari informasi tersebut.

c.      Tepat waktu (timeliness).

“how quickly is input transformed to correct output?” bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakkan yang akan diambil.

Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan teknologi – teknologi terbaru.

Selain beberapa komponen diatas, beberapa ahli juga menambahkan beberapa hal yang ikut menentukan kualitas dari sebuah informasi, komponen – komponen tambahan antara lain adalah :

*  Ekonomis  (economy).

  “what level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle?” bahwa factor ekonomis dari sebuah informasi juga akan ikut menentukan kualitasnya. Hal tersebut diukur dari seberapa besar sumber daya yang diperlukan untuk mentransformasikan informasi menjadi komponen yang berperan dalam pemecahan suatu masalah.

*  Efisien (efficiency).

   Informasi akan memiliki kualitas yang baik jika informasi  tersebut memiliki efisiensi, yang berarti bahwa informasi tersebut tepat guna bagi pemakainya.

*  Dapat dipercaya (reliability)

USIA INFORMASI

Usia sebuah informasi berhubungan dengan waktu digunakannya informasi yang terkandung dalam sebuah laporan, sebagai contoh, laporan yang bersifat periodik akan lebih jelas menggambarkan usianya, seperti laporan operasi bulanan, laporan posisi keuangan pada akhir sebuah periode dan lain-lain.

Pada dasarnya, usia sebuah informasi dapat dibedakan menjadi 2 jenis yaitu :

¨      Usia informasi berdasarkan data kondisi, merupakan usia informasi yang berhubungan   dengan sebuah titik waktu, sebagai contoh adanya persediaan barang per 31 des 2002 dalam laporan inventory

¨      Usia informasi berdasarkan data operasi, merupakan usia informasi yang mencerminkan terjadinya perubahan data selama satu periode waktu, sebagai contoh dalam laporan penjualan barang dalam seminggu dari tanggal 1 s/d 7 agust 2003.

MUTU INFORMASI

Dalam sebuah telaah yang dibuat oleh adam mengenai sikap manajemen terhadap sistem informasi, 75 % manajer menilai peningkatan kualitas, kuantitas dan mutu hampir identik dampaknya terhadap prestasi kerja,  tetapi apabila diminta memilih, maka 90 5 lebih menyukai peningkatan dalam mutu informasi dibandingkan terhadap kuantitasnya. Informasi bervariasi dalam mutunya karena adanya bias atau kesalahan, bias tampak pada contoh seorang wiraniaga yang cenderung menaksir penjualan yang diharapkan terlalu tinggi atau yang memberikan tanggal pengiriman tidak realistis, bila bias ini diketahui oleh penerima informasi, makaia akan dapat mengadakan penyesuaian, persoalannya adalah mendeteksi bias tersebut, karena mengadakan penyesuaian biasanya tidak sulit.

Kesalahan adalah persoalan yang lebih gawat karena terhadap hal ini tidak dapat dilakukan penyesuaian sederhana, kesalahan dapat disebabkan oleh:

1.      Metode pengumpulan dan pengukuran data yang salah

2.      Tidak mengikuti pengolahan prosedur yang benar

3.      Data hilang atau tidak terolah

4.      Kesalahan mencatat atau mengoreksi data

5.      File histories / induk yang salah ( atau keliru memilih file histories ).

6.      Kesalahan dalam prosedur pengolahan ( misal kesalahan program computer )

7.      Kesalahan yang disengaja

Dalam kebanyakan sistem informasi, penerima informasi tidak memiliki pengetahuan tentang bias atau kesalahan yang dapat mempengaruhi mutu informasi tersebut, proses pengukuran yang menghasilkan laporan dan ketepatan data di dalam laporan secara tak langsung menyatakan bahwa ketepatannya tidak terjamin. Sebagai contoh,  sebuah laporan sediaan barang dapat memperlihatkan bahwa ada tersedia 347 buah widget, tetapi angka ini  mungkin berdasarkan  pada sebuah buku sediaan barang (invertaris) yang malar (perpetual), kemungkinan adanya berbagai kesalahan dalam mencatat pengeluaran dan penerimaan barang dan sebagainya berarti besar terjadinya kesalahan kecil, dan kadang – kadang, kesalahan besar.

Hal ini menjadi alasan mengapa diadakan penghitungan fisik secara periodik untuk memper baiki buku sediaan barang, kesulitan akibat bias dapat ditangani dalam pengolahan informasimelalui prosedur – prosedur untuk mencari dan mengukur bias kemudian menyesuaikannya. Kesulitan menghadapi kesalahan dapat diatasi dengan:

1.      Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan.

2.      Audit intern dan ekstern.

3.      Menambahkan “ batas – batas kepercayaan “ pada data.

4.      Intruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan dapat menilai kesalahan yang mungkin terjadi.

Bentuk penyajian                          Bias keputusan akibat penyajian data

Urutan berdasarkan abjad dalam sebuah susunan berdasarkan

                                                      Abjad, butir – butir pertama cenderung

                                                      Mendapat perhatian lebih banyak

                                                      Daripada yang kemudian.

Urutan berdasarkan                        Butir – butir dengan tingkat                                        

Tingkat keuntungan                       keuntungan tertinggi diperhatikan

                                                      Dengan agak mengabaikan industri,

                                                      Ukuran dan sebagainya.

Urutan berdasarkan                       tingkat keuntungan dalam industri

Tingkatan keuntungan                   akan diperhatikan. Ukuran, dan

Dalam industri                                sebagainya akan kurang berpengaruh.

Ada perbedaan antara dua cara pertama dalam mengatasi kesalahan dengan dua cara terakhir. Kedua cara terakhirberusaha memberi batas kepercayaan pada pemakai, sedang dua cara pertama berusaha mengurangi ketidakpastian data dan karena itu meningkatkan kandungan informasi. Pengendalian intern dan pengauditan dalam konteks ini dapat dianggap menambah nilai informasi yang diberikan oleh sistem informasi dengan mengurangi keraguan akan kemungkinan adanya kebanyakan kesalahan. Prosedur pengendalian dan audit tidak cenderung mempengaruhi biasmaupun kesalahan yang disebabkan oleh metode pengukuran da pengumpulan data.

Cara penyajiaan data akan mempengaruhi atau menyebabkan bias pada cara pemakaiannya. Sebagai contoh, bila seorang manajer poretefolio meminta daftar sediaan barang berdasarkan tingkat keuntungan di atas 5 %, maka sediaan tersebut dapat disajikan dalam cara yang berbeda – beda. Ancangan manajer dalam pengambilan keputusan biasanya terpengaruh oleh penyajian tersebut. Sebagai gambaran, bandingkan tiga pilihan dan bias – bias yang mungkin untuk mengambil keputusan.

1.      Informasi Pada Tahap-tahap Manajemen

            Setiap tahap manajemen memerlukan informasi yang berbeda, yang pada gilirannya dapat berbeda pula dalam teknik atau cara penyampaiannya. Informasi pada tahap-tahap manajemen meliputi :

·         Informasi untuk perencanaan

·         Informasi untuk penggiatan

·         Informasi untuk pengawasan

SISTEM INFORMASI

Mengacu pada pendapat james B. Bower dan kawan- kawan dalam bukunya computer oriented accounting Informations sistem, maka sistem penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut :

            

           Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem menghendaki agar masukkan, pengolahan dan keluaran tiba pada saat bersamaan, yang sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling sederhana, dimana semua masukkan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi hal tersebut jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) kedalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

John Burch dan Gary Grudnitski dalam bukunya information sistem theory and practice memberikan gambaran komponen sistem informasi seperti pada gambar dibawah.

Gambar 7. Komponen – Komponen Sistem Informasi

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen – komponen yang saling ber integrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem.

1.      Blok masukkan (input block), meliputi metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen – dokumen dasar

2.      Blok model (model block), terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model   matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu

3.      Blok keluaran (output block), berupa data – data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas

4.      Blok teknologi (technology block), digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen Bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam system

5.      Blok basis data (database block), merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak yang memanipulasinya

6.      Blok kendali (controls block), meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan / kegagalan sistem.

PERANGKAT SISTEM INFOMASI

            Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan     sistem sebagai berikut :

1.      Hardware, bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan teknologi jaringan computer

2.      Software, bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan computer melaksanakan tugas yang harus dilakukannya, software dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu :

¨      Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft windows, linux, novel netware,dan lain sebagainya.

¨      Aplikasi seperti Microsoft office, general ledger,corel draw, dan lain sebagainya.

¨      Utilitas, sepertianti virus, Norton utilities, disc doctor dan lain – lain.

¨      Bahasa pemrograman,seperti visual foxpro, bahasa C++, Borland delphi, dan lain – lain.

3.      Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut dan akan menghasilkan informasi, seperti contoh adalah dokumen bukti – bukti transaksi, nota, kuitansi dan sebagainya

4.      Prosedur, merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses – proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku - buku penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun  teknis seperti buku manual menjalankan program computer dan sebagainya

5.      Manusia, merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. yang terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah :

¨      Clerical Personnel, untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator

¨      First Level Manager, untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah kebawah

¨      Staff Specialist, digunakan untuk analis untuk perencanaan dan laporan

¨      Management, untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus, laporan khusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas

PENGELOLA SISTEM INFORMASI

            Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya, pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu sruktur manajemen, oleh karena itu bentuk atau jenis sisteminformasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya

·   Manajemen Level Atas, untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.

·   Manajemen Level Menengah, untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.

·   Manajemen Level bawah, untuk perencanaa dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.

·   Operator, untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

Contoh Struktur Organisasi Sistem Informasi.

kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan  kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi pada departemen sistem operasi pada contoh di atas, tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan, variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User Service, manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik, hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan – kesalahan yang bersifat manusiawiyang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem

            Kesulitan karena suatu kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu teknik pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan – kesalahan yang terjadi. selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI

            Sistem informasi telah berkembang sedemikian pesatnya baik dari sistem tehnologi maupun menajemen sistem pengoprasiannya, organisasi menggunakan sistem informasi untuk menggolah transaksi-transaksi,mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka, Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi, perusahaan menggunakan sistem informasi  untuk mempertahankan persedian pada tinggkat yang paling rendah konsisten dengan jenis barang yang tersedia.Sistem informasi manajemen (SIM) dalam sebuah perusahan adalah kumpulan dari sistem manajeman dan pengembalian keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis informasiyang berbasis pada computer (computer based informasi system )  Dengan pertimbangan informasi  apa,untuk siapa, dan kapan untuk di sajikan

            Sistem Informasi Manajemen tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :

·    Akuntansi ( Accounting Information Systems )

·    Pemasaran ( Marketing Information Systems )

·    Penyediaan ( Inventory Information System )

·    Personalia ( Personnel Information System )

·    Distribusi ( Distribution Information System )

·    Pembelian ( Purchasing Information System )

·    Kekayaan ( Treasury Information System )

·    Analisis kredit (credit analysis information system )

·    Penelitiaan dan pengembangan ( reseach and development information system )

·    Teknik ( engineering information system )       

D.    Definisi Manajemen

Menurut Pr. Sp. siagian dalam buku  “filsafat administrasi” management dapat didefinisikan sebagai “kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui orang lain”.\

Menurut Prof. Dr. H. Arifin Abdulrachman dalam buku “Kerangka pokok-pokok management” dapat diartikan :

·         a.kegiatan-kegiatan/aktivitas-aktivitas;

·         b.proses,  yakni kegiatan  dalam  rentetan  urutan- urutan;

·         c. insitut/ orang – orang yang melakukan kegiatan atau proses kegiatan

Menurut Ordway Tead yang disadur oleh Drs. He. Rosyidi dalam buku “Organisasi dan management“, definisi manajemen adalah “proses dan kegiatan pelaksanaan usaha memimpin dan menunjukan arah penyelenggaraan tugas suatu organisasi di dalam mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan “.

Menurut “Marry Parker Follet” :“manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain”.

Menurut James A.F. Stonner : “manajemen adalah proses perencanaan, peng-organisasian, pengarahan danpengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan”.

Jadi dapat disimpulkan manajemen adalah proses kegiatan dengan melalui orang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu serta dilaksanakan secara berurutan berjalan ke arah suatu tujuan.

1.      Jenis-jenis komunikasi

            Untuk memudahkan pemahaman mengenai seluk beluk komunikasi itu, kita mengadakan klasifikasi sebagai berikut :

1)      Komunikasi tatap muka

Komunikasi jenis ini adalah komunikasi yang berlangsung secara berhadapan muka antara komunikator dengan komunikan. Karena saling melihat, komunikator akan mengetahui tanggapan komunikan terhadap dirinya dan terhadap pesan yang disampaikan. Dapat pula dikatakan bahwa umpan balik terjadi seketika. Jika umpan baliknya positif maka si komunikator dapat bertahan pada gayanya semula. Sebaliknya, apabila umpan baliknya negatif, maka ia dapat mengubah gayanya. Terjadinya umpan balik negatif, karena gaya komunikasinya tidak komunikatif.

Komunikasi tatap muka terdiri dari dua jenis, sebagai berikut :

·         Komunikasi antar persona

Komunikasi jenis ini adalah komunikasi antara seorang komunikator dengan seorang komunikan, yang disebut komunikasi diadik, atau antara seorang komunikator dengan dua orang komunikan, yang dinamakan komunikasi triadik.

Ciri-ciri komunikasi antar persona adalah sebagai berikut :

-           Berlangsung dua arah timbal balik

-           Bersifat dialogis

-           Umpan balik berlangsung seketika

-           Kerangka referensi, yang dimaksud kerangka refensi ialah paduan nilai-nilai yang menyangkut pendidikan, kebudayaan, status sosial, status ekonomi, agama dan lain-lain yang membentuk pribadi seseorang.

·         Komunikasi kelompok

Komunikasi kelompok terbagi dua bagian diantaranya :

·         Komunikasi kelompok kecil

Komunikasi   kelompok   kecil   adalah   komunikasi  yang

berlangsung dalam situasi yang memungkinkan dialihkannya ke situasi komunikasi antar persona.

·         Komunikasi kelompok besar

Komunikasi kelompok besar adalah komunikasi yang dilangsungkan dalam jumlah yang relative sangat banyak, sehingga diselenggarakan dilapangan terbuka atau gedung yang besar.

Ciri-ciri komunikasi kelompok besar adalah :

1.      Berlangsung satu arah

2.      Komunikan bersifat heterogen

3.      Komunikan bersikap emosional

4.      Menimbulkan wabah mental

2)      Komunikasi bermedia

Yang dimaksud media disini ialah media sekunder, yang seperti telah disinggung dimuka berupa sarana untuk meneruskan suatu pesan kepada komunikan yang banyak jumlahnya, jauh tempatnya atau kedua-duanya. Komunikasi bermedia terbagi dua bagian :

·         Komunikasi media masa

·         Komunikasi medio

2.      Teknik-teknik komunikasi

Bagi para manajer teknik-teknik komunikasi perlu di fahami secara seksama, meskipun tidak secara teoritis sama sekali, lebih-lebih para menajer yang mengelola organisasi besar, karena setiap informasi yang disampaikan kepada sasaran, tidak semata-mata agar khalyak didalam organisasi atau diluar organisasi mengetahui, tetapi tidak jarang agar melaksanakan. Ini berarti bahwa informasi yang disampaikan, tidak hanya diharapkan menimbulkan efek kognitif saja, tetapi juga efek behavioral. Teknik-teknik komunikasi diantaranya sebagai berikut :

·         Teknik komunikasi informatif

·               Teknik komunikasi persuasif

·               Teknik komunikasi koersif

F.     Komunikasi Manajemen

Komunikasi manusia meliputi berbagai bidang komunikasi, diantaranya adalah Komunikasi Manajemen atau kadang-kadang dinamakan juga Komunikasi Organisasional. Yang lainnya adalah Komunikasi Politik, Komunikasi Tradisional, Komunikasi Kebudayaan, Komunikasi Pembangunan, Komunikasi Internasional dan sebagainya.

Sesuai dengan maknanya istilahnya Komunikasi Manajemen adalah komunikasi dalam lingkupan kegiatan manajemen yang dengan sendirinya terdapat dalam organisasi.

Jika komunikasi manajemen mencakup tiga demensi : dimensi pertama adalah komunikasi vertikal, dimensi kedua komunikasi horizontal dan dimensi yang ketiga komunikasi eksternal.

1. Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal berlangsung dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas dengan kata lain komunikasi vertikal berlangusng dari pimpinan ke bawahan dan sebaliknya

Pimpinan memberikan informasi, instruksi, petunjuk, penjelasan dan lain-lain kepada bawahannya sementara bawahan memberikan laporan, saran, dan sebagainya kepada pimpinan.

2. Komunikasi Horisontal

Komunikasi horizontal adalah komunikasi antar petugas yang mempunyai kedudukan yang setara dalam suatu organisasi, baik dalam unit yang sama maupun berbeda. Disebabkan kedudukan yang setara, maka komunikasi antar petugas ini sering kali lebih bersifat informal daripada formal. Komunikasi seperti ini terjadi sewaktu istirahat atau pulang kerja.

3. Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksernal adalah komunikasi antara manajer dengan orang-orang yang berada diluar organisasi. Komunikasi eksternal dilakukan bukan saja dengan menggunakan media massa, tetapi juga dengan media-media lainnya, bahkan tidak jarang dilakukan secara tatap muka.

Demikianlah tiga dimensi komunikasi manajemen dalam bentuk proses pengiriman dan penerimaan informasi menurut jalur-jalur manajemen. Pentingnya pemahaman komunikasi ini karena lalu lintas informasi dalam organisasi akan mendukung tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 

G.    Defenisi Sistem Informasi Manajemen

Untuk dapat memahami arti sistem informasi manajemen baiklah kita kutip terlebih dahulu beberapa defenisi yang diketengahkan oleh para ahli.

Robert G. Murdick dan Joel E. Ross dalam bukunya “Information System for Modern Management” mendefenisikan SIM sebagai :

“Proses komunikasi di mana informasi masukan (input) direkam, disimpan dan diperoleh kembali (proses) bagi keputusan (output) mengenai perencanaan, pengoperasian dan pengawasan”.

Meskipun demikian, Gordon B. Davis menyatakan bahwa dia sendiri menggunakan istilah “Management Information System”. Dia mendefenisikan sebagai :

“Sistem  manusia/mesin yang terpadukan untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi”

Drs. Soetedjo Moeljodihardjo dalam karyanya “Management Information System” mendefenisikan SIM sebagai berikut :

“SIM adalah “suatu metode untuk menghasilkan informasi yang tepat waktunya bagi manajemen tentang external environment dan internal operation dari suatu bidang usaha, dengan tujuan untuk menunjang pengambilan keputusan dan memperbaiki planning dan control”.

Dalam Ensiklopedia Manajemen yang disusun oleh Drs. Komaruddin dijelaskan sebagai berikut :

Sistem informasi manajemen adalah pendekatan yang terorganisasi dan terencana untuk memberi eksekutif bantuan informasi yang tepat yang memberikan kemudahan bagi proses manajemen.

Defenisi yang diketengahkan oleh Roberts W. Holmes menyatakan sebagai berikut :

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyajikan informasi pilihan yang berorientasi kepada keputusan yang diperlukan oleh manajemen guna merencanakan, mengawasi, dan menilai aktifitas organisasi.

Sesuai dengan makna istilahnya, sistem informasi manajemen harus ditinjau denagn pendekatan sistem. Ini berarti bahwa manajemen itu sendiri dimana proses informasi berlangsung harus dilihatnya sebagai sistem, dalam hal ini sebagai “total system”. Dengan mengatakan manajemen sebagai total sistem, maka sistem informasi manajemen merupakan salah satu subsistem dari sekian banyak subsistem yang tercangkup oleh total system tersebut. Meskipun pada subsistem dalam organisasi dengan manajemennya itu, terdapat fungsionalisasi dan spesialisasi, keseluruhan subsistem di situ harus bergerak menuju satu arah, yaitu tujuan yang sudah ditetapkan untuk dicapai. Karena dampak (input) subsistem ini besar sekali dalam keseluruhan sistem, maka gerak subsistem-subsistem tadi perlu diawasi, sehingga tidak menyelewengkan dari arah.

Untuk itulah perlunya informasi yang harus dikelola secara sistematis, karena jelas di situ bahwa informasi bukan saja diperlukan secara efektif dan efisien dari puncak organisasi ke bawah secara timbal balik, tetapi juga ke luar organisasi secara timbal balik.

1.      Kemampuan Sebuah  Sistem Informasi Manajemen

Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.

SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis terpenting dalam sistem komputer :

·         Pemrosesan data base

·         Pemrosesan data tunggal

·         Pemrosesan on-line, real time

·         Komunikasi data dan switching pesan

·         Pemasukan data jarak jauh dan up date file

·         Pencarian records dan analisis

·         Pencarian file

·         Algoritme dan model keputusan

            ·         Otomatisasi kantor.
.      Bagian-bagian dari Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Mnajamene merupakan kumpulan dari sistem informasi, diantaranya adalah :

·         Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.

·         Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

·         Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).

·         Sistem informasi personalia (personal information systems).

·         Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

·         Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

·         Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

·         Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).

·         Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).

·         Sistem informasi analisis software

·         Sistem informasi teknik (engineering information systems

Mengetahui Proses Manajemen

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

·         Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifi-kasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

·         Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

·         Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alterna-tive disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih.Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Dari penjelasan penulis mulai dari awal sampai akhir makalah diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi merupakan data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang. Komunikasi sebagai proses penyampaiannya dan pemahaman komunikasi penting, karena lalu lintas informasi dalam organisasi akan mendukung tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Sistem informasi manajemen merupakan salah satu subsistem dari sekian banyak subsistem yang tercangkup oleh total system tersebut. Meskipun pada subsistem dalam organisasi dengan manajemennya itu, terdapat fungsionalisasi dan spesialisasi, keseluruhan subsistem di situ harus bergerak menuju satu arah, yaitu tujuan yang sudah ditetapkan untuk dicapai.

B.     Saran

Dalam kesimpulan di atas penulis telah mengungkapkan semua inti dari makalah ini, maka penulis memberikan saran sebagai berikut :

1.      Bagi Manajer,sebelum membuat Sistem informasi Manajemen  seharusnya memahami secara menyeluruhnya aspek aspek penting didalamnya..

2.      Informasi dalam Sistem Informasi Manajemen harus dikelola secara sistematis dan akurat karena informasi tidak dari atas kebawah melainkan informasi dari bawah ke atas . 

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

DAFTAR PUSTAKA

Teguh Cahyono, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan     Aplikasi,Penerbit Graha Ilmu.

Raymond McLeod, Jr. System Informasi Manajemen, penerjemah: Hendra Teguh SE,AK. editor: Hardi Sukardi MBA,Msc.,SE (MM – UI).

Gordon B. Davis, kerangka dasar System Informasi Manajemen bagian I pengantar.

Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : UPP AMP YKPN, 2002.

O’Brien, James A. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : Salemba Empat, 2005.

Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset, 2003.

Catatan teori mata kuliah Sistem Information Manajemen.